اداره کردن گروهتان قسمت 2
آموزش حین کار و دوره های آموزشی
با ارزشترین منبع شما کارکنان هستند . افرادی که مسئول کار آنان هستید و بدون آنها به شما نیازی نیست . با کوششهای آنها شما ( و سازمان ) به چیزهایی با ارزش می رسید و هر چه توانایی و اشتیاق کارکنان بیشتر باشد کوششها مثمرثمر تر خواهند بود .
طبیعتا وقتی همکار جدیدی انتخاب می‌کنید امیدوارید که تواناترین ومشتاقترین را انتخاب کرده باشید .اما مسئولیت شما در اینجا پایان نمیپذیرد . معمولا هنگام انتخاب کارکنان جدید یا ارتقای شغل کارکنان فعلی بر این باورید که آنان افرادی علاقمند و توانا برای یادگیری مهارتهای شغل جدید هستند بنابر این باید ترتیبی دهید که بتوانند مهارتهای لازم را کسب کنند . حتی بهترین افراد برای توسعه تواناییها مفاهیم جدید به کمک شما نیازمندند . حداقل باید فرا گیرند به چه نحوی می‌توانند تواناییهای فعلیشان را با شرایط جدید تطابق داده و آنها در جهت هدفهای قسمتی که به آن ملحق شده اند استفاده کنند .
نباید انتظار داشت که افراد جدید بدون آموزش در کار تازه ای که بر عهده گرفته اند موفق شوند . حتی کارکنان قبلی نیز دیر یا زود متوجه می شوند که دانسته ها وتواناییهای آنها کافی و به اندازه نیاز نیست و لازم است در راههای قدیمی تجدید نظر کرده روشهای جدید را فراگیرند .
دلیل آن است که مداوم اهداف سازمان و منابع لازم برای رسیدن به آنها و همین طور مشاغل تغییر می کنند و تکنولوژی جدید مستلزم روشها ، نقشها ، و روابط متفاوت با قبل است .
بخشی از وظیفه شما به عنوان یه مدیر گوش به زنگ بودن برای تغییراتی است که در گروه کاری شما تاثیر دارند تعیین نیازهای آموزشی افراد گروه در رابطه با این تغییرات است .
حتی اگر در سازمان واحدی به نام آموزش وجود داشته باشد ، شما پیوسته مسئولیت تشخیص نیازهای آموزشی کارکنان خود خواهید داشت . قابلترین فرد رفع بسیاری از این نیازها با استفاده از آموزش حین کار خودتان می باشید .
توجیه کارکنان جدید
توجیه فرصت مناسبی است برای کمک جدید برای پی بردن به آنچه در جریان است ، حتی برای کارکنانی که سایر قسمتهای سازمان به گروه شما منتقل می شوند نیز لازم است .تنها آگاه کردن افراد از کاری که باید انجام دهند کافی نیست ، لازم است هدفهای گروه و سازمان را بشناسند . هر چه زودتر به آنها برای شناخت اهداف و نحوه ارتباط قسمتهای مختلف با یکدیگر کمک کنید، سریعتر به بهره دهی مطلوب خواهند رسید .
1-1 آیا سازمان شما برای توجیه کارکنان جدید برنامه مشخص دارد؟
1-2 اگر ، دارد می‌دانید برنامه توجیهی چه تاثیری روی کارکنان جدی داشته است ؟
1-3 آیا برنامه توجیهی مختص کمک به کارکنانی تهیه شده است که وارد قسمت یا گروه شما می شوند ؟
1-4 آیا فکر می‌کنید موارد دیگری نیز درباره ی کل سازمان یا گروه شما هست که خودتان یا گروهتان باید آنها را به کارکنان جدید اطلاع دهد ؟ هر کدام از موارد زیر را که فکر می کنید ذکر آنها به کارکنان جدید با ارزش است تیک بزنید
تاریخچه سازمان گروه
اهداف یا مقاصد
مشتریان یا مراجعان
تولیدات یا خدمات
رقبا
ساختار
سیاستهای داخلی
مسائل
فرصتهای ایجاد شده
مقررات اداری
مقررات تدوین نشده
حقوق قانونی کارکنان و تسهیلاتی که برای آنان در نظر گرفته شده است
سایر موارد ( ذکر کنید )
1-5 آیا لازم است کارکنان جدید از سایر قسمتهای سازمان ( در فاصله نزدیک یا دور ) بازدید کنند ؟
1-6 آیا به خواستها یا پرسشها ی فردی کارکنان پاسخ داده می شود ؟
1-7 آیا به کارکنان جدید نوشته ای حاوی نکات مهم جلسه توجیهی و نام مراجعی که می‌توانند برای کسب اطلاعات بیشتر به آنها رجوع کنند ، داده می‌شود ؟
1-8 چه مدت زمانی برای توجیه لازم است ؟
1-9 آیا توجیه باید در یک جلسه یا در یک دوره زمانی مشخص انجام شود ؟
1-10 علاوه بر زمان مورد نیاز برای توجیه ، چه مدت زمانی برای برنامه ریزی ريا، کنترل ، و اصلاح آن لازم است ؟
1-11 اکر مسئولیت اجرای تمام یا بغضی جنبه های برنامه توجیهی کارکنان جدیدتان به عهده شماست یا مایلید به عهده شما باشد ، چه کسانی برنامه ریزی می‌کنند سازمان می‌دهند ، وآن را اجرا می‌کنند ؟