اداره کردن گروهتان قسمت 1
انجام مصاحبه
پس از آماده شدن لیست افراد منتخب ( چک لیستهای برنامه ریزی برای انتخاب کارکنان جدید را ببینید ) باید با آنها مصاحبه کنید . مصاحبه حالت مکالمه دارد که حداقل دارای سه هدف زیر است :
1/شمارا قادر به شناسایی داوطلبینی میکند که بهترین وجهی نیاز های شغل و انتظارات شما را بر آورده می‌سازند
2/ داوطلبان را قادر می‌سازد درباره ی شغل و سازمان شناخت پیدا کرده بتوانند درباره ی اینکه می‌خواهند با شما کار کنند یا خیر تصمیم بگیرید .
3/ درآنها احساس خوبی نسبت به سازمان اینجاد کنیم( اعم از اینکه پذیرفته شوند یا خیر )و اگر پذیرفته نشدند احساس کمبودی در مورد خودشان نکنند .
اغلب مدیران تصور می کنند خوب مصاحبه می‌کنند اما مصاحبه خوب و آسان نیست . محققان بارها و بارها نشان داده اند که مصاحبه کنندگان به دلیل اتخاذ تصمیم سریع ، عدم جمع آوری اطلاعات مربوطه ، و عدم ارزیابی منطقی آنچه از مصاحبه در می یابند ، در کارشان شکست می خورند .
همچنین مصاحبه کنندگان به ندرت قبول دارند که فرد رد شده می‌توانست انتخاب بهتری باشد ، بنابراین تا زمانی که فرد انتخاب شده آشکارا از پس کار بر نیایند متوجه اشتباه خود نمی شوند به هر صورت مصاحبه بهترین راه معمول برای انتخاب کارکنان جدید است ، پس فکر کردن درباره ی چگونگی اجتناب از اشتباهها ،ارزنده خواهند بود . چک لیست های زیر درباره ی آماده شدن برای مصاحبه ، اداره کردن مصاحبه ،و ارزیابی آن است .
اماده شدن برای مصاحبه
دراینجا پرسشهایی که باید هنگام آماده شدن برای مصاحبه از خودتان بپرسید ، ذکر شده اند .
1-1 با چندین نفر داوطلب مصاحبه خواهم کرد ؟
1-2 آیا برای هر داوطلب وقت کافی اختصاص داده ام ؟
1-3 آیا من تنها مصاحبه کننده خواهم بود ؟
1-4 آیا لازم است داوطلبان علاوه بر مصاحبه کننده ( کنندگان ) سایر کارکنان را هم ببیند ؟
1-5 چه وقتی برای چنین ملاقاتی مناسب است ؟
1-6 روز مصاحبه چه کسی به داوطلبان خوشامد گغته از آنها پذیرایی خواهد کرد ؟
1-7آیا اتاقی مناسب با صندلیهای راحت ، یک لیوان آب برای داوطلب ، زیر سیگاری ( اگر سیگاری باشد داوطلب اشکالی ندارد ) و غیره مهیاست ؟
1-8 آیا لازم است داوطلب گواهینامه یا تاییدیه ای با خود داشته باشد؟
1-9 آیا لازم است داوطلب نمونه هایی از کار قبلی خود ارائه دهد یا حتی نمونه مخصوص تهیه کند ؟
1-10 علاوه بر انجام مصاحبه آیا لازم است از داوطلبان بخواهبم در یک آزمون که نشانگر توان آنها در انجام کارهای مربوط به شغلشان است شرکت کنند ؟
1-11 چه کسی باید نامه ای دوستانه وحاوی مطالب زیر را به داوطلبان انتخاب شده برای مصاحبه بفرستد ؟
تشکر از آنها به خاطر داوطلب شدن
دعوت از آنها برای آمدن به مصاحبه
اعلام زمان و محل مصاحبه با آنان
در صورت لزوم پیشنهاد وقت دومی برای مصاحبه
معرفی مصاحبه کنندگان
ذکر هر نوع گواهینامه یا مدرکی که باید به همراه داشته باشند
آگاه کردن آنها از انجام آزمون رسمی ( در صورتی که علاوه بر مصاحبه به آنان نیاز باشد
از آنها خواسته شود اطلاعاتی را که تا کنون رائه نکرده اند ، ارائه کنند .
ارائه سایر اطلاعات مربوط به آنها مثل نقشه محل مصاحبه یا هر نوع هزینه هایی که سازمان در مراجعه فرد برای مصاحبه متقبل می‌شود و فرمهایی که بدین منظور باید تکمیل کنند .
1-12 چه مدارک/اطلاعاتی را باید با خودم به محل انجام مصاحبه ببرم ؟ مثل :
شرح وظایف
مشخصات فرد مورد نیاز
پرسشنامه های داوطلبان
گزارشهای داور ها
جزئیات دیگری درباره شغل و سازمان که ممکن است برای پاسخ دادن به پرسشهای داوطلبان لازم باشد .
1-13 چگونه باید مصاحبه را سازمان دهم ؟ برای مثال :
می‌خواهم پرسشها در چه زمینه هایی باشند ؟
اگر به اتفاق همکاران مصاحبه می کنم چگونه زمینه ها را بین خود تقسیم کنیم ؟
آیا باید مصاحبه را با صحبت کردن درباره شغل مورد تقاضای داوطلب شروع کنیم ؟
درچه مرحله ای صحبت را مورد نکات مهم پرسشنامه داوطلب شروع کنیم ؟
آیا لازم است از داوطلب بخواهم مهارتهای خود را نشان دهد یا دلیل برای داشتن آنها ارائه دهد ؟
چگونه بفهمم داوطلب گذشته شغلی خود را به چه نحوی ارزیابی میکند ؟
چگونه به داوطلب کمک کنم تا میزان تطابق احتمالی شغل را با آینده شغلیی که برای خودش ترسیم کرده است پیش بینی کند ؟
برای هر کدام از این زمینه ها تقریبا چه مدت باید وقت اختصاص دهم ؟
توجه : مطمئن شوید که از همه داوطلبان در زمینه مشترکی سوال می شود ، در غیر این صورت مقایسه ممکن نخواهد بود .